Désigner une personne de confiance dans votre organisation : par où commencer ?

L'absentéisme au travail a connu un nouveau pic en 2014 et augmente continuellement depuis douze ans. Ce sont surtout le stress et le burn-out qui constituent un problème croissant dans tous les groupes professionnels. Le nombre de cas de harcèlement signalés augmente, lui aussi, année après année. Sans parler du nombre de collaborateurs qui ont des pensées suicidaires. Chacun de ces problèmes constitue un domaine dans lequel la personne de confiance peut faire une différence. Verina Servranckx, experte en prévention des risques psychosociaux chez Mensura, vous éclaire sur la question.

• La personne de confiance est le premier interlocuteur pour les collaborateurs qui ont un problème psychosocial au travail : stress et burn-out, harcèlement, agressions et intimités sexuelles non-désirées, traumatisme et suicide, alcool et drogue,…
• La personne de confiance conseille et soutient le collaborateur, et peut également intervenir en tant que médiateur lorsque le collaborateur en fait la demande.

• Pour les collaborateurs, une personne de confiance est souvent plus accessible qu'un dirigeant. Les problèmes sont plus rapidement exposés, ne dégénèrent pas et sont plus rapidement résolus. Un bon entretien suffit souvent à permettre au collaborateur confronté à un problème de trouver lui-même la solution.
• La personne de confiance a une bonne vue d'ensemble sur le bien-être psychosocial au travail : quand une histoire revient plusieurs fois, elle peut révéler une problématique fondamentale. La personne de confiance en avise le conseiller en prévention, qui propose à son tour des mesures à l'employeur.

Les meilleures personnes de confiance sont des collaborateurs :

• vers lesquels les collègues se tournaient déjà avant qu'ils ne jouent officiellement ce rôle ;
• qui ont le sens des responsabilités et une solide dose de jugement et d’empathie ;
• qui travaillent sur le terrain et auxquels les autres collaborateurs peuvent être aisément s'adresser.

Conseil : rédigez une candidature interne pour le rôle de personne de confiance. Vous permettrez ainsi à chacun de mieux connaître d'emblée cette fonction au sein de votre organisation. 

• Faites confiance à la personne de confiance : elle a suivi une formation intensive et est parfaitement préparée pour sa tâche.
• Donnez un mandat à la personne de confiance : prévoyez une plage dans son emploi du temps, ainsi qu'un espace où elle pourra mener les entretiens personnels.
• Veillez à ce que la personne de confiance soit bien connue : affichez ses coordonnées sur le panneau d'information ou diffusez-les via l’intranet. Et présentez-la lors des grandes réunions.

• Le service externe peut évaluer les candidats au poste de personne de confiance.
• Le conseiller en prévention externe peut conseiller vos personnes de confiance lorsque celles-ci le demandent.
• Le service externe peut former vos personnes de confiance : Mensura propose pour les personnes de confiance une formation de qualité, qui a récemment été entièrement remaniée.
  • Durant la formation de base, les candidats acquièrent en cinq jours toutes les aptitudes théoriques et pratiques dont ils ont besoin pour être bien préparés à exercer leur rôle.
  • Pendant la supervision annuelle, nous peaufinons ces compétences de manière ciblée et procédons à des échanges d'expériences et de nouveaux éclairages.

Il va sans dire que la personne de confiance n'est pas la seule au sein d'une organisation à pouvoir écouter les collaborateurs en difficulté. Dans un scénario idéal, les supérieurs hiérarchiques apprennent à reconnaître rapidement les signes qui révèlent des problèmes mentaux, à mener un entretien confidentiel et à envoyer les personnes concernées vers une aide professionnelle, si nécessaire.

Des procédures détaillées déterminent des scénarios spécifiques et les responsabilités respectives. Chacun sait ainsi comment réagir en cas de crise mentale.

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