3 règles d’or pour mener à bien les entretiens d’absentéisme

Les entretiens d’absentéisme ne servent pas à contrôler, et encore moins à accabler le collaborateur absent. Ce sont plutôt des entretiens de santé visant à remettre tout le monde le plus tôt possible au travail dans un état d’esprit positif.

En tant que responsable, collaborateur RH ou gérant, des entretiens de qualité vous aident à identifier les causes sous-jacentes de l’absentéisme, non seulement au niveau de l’individu, mais également dans les départements ou à l’échelle de l’organisation dans son ensemble. En outre, des procédures claires de notification d’une maladie relèvent le seuil des absences passées à la maison et peuvent ainsi faire reculer l’absentéisme évitable.

Les entretiens d’absentéisme sont utiles à divers moments et pour différents types d’absentéisme.

• Avant la notification de maladie : restez attentif et prenez contact avec un collaborateur s’il affiche un comportement anormal, comme la prise plus régulière de jours de congé, une diminution de la productivité ou une attitude dissipée.
• Au moment de la notification de maladie : au cours d’un premier entretien, vous effectuez un suivi pratique de l’absence, vous estimez sa durée et vous insistez sur l’importance du collaborateur au travail.
• Pendant l’absence : vous suivez l’évolution de l’état de santé de votre collaborateur et évitez ainsi une distanciation par rapport au travail. Ce dernier point revêt une importance particulière dans les cas d’absences de longue durée et favorise le retour au travail.
• Au moment du retour au travail : vous expliquez les liens éventuels entre travail et absentéisme (p. ex. le contenu de la fonction ou les relations sur le lieu de travail), vous veillez à ce que le collaborateur puisse recommencer à travailler dans de bonnes conditions et vous convenez des accords pour éviter davantage d’absentéisme.

Chaque entretien d’absentéisme est unique. Le collaborateur absent, le moment de l’entretien, la durée de l’absentéisme (long, court, fréquent ou sporadique) et de nombreux autres facteurs ont une influence. Néanmoins, les trois mêmes règles d’or s’appliquent à tous les types d’entretien.

1. Ecoutez avec ouverture et sans préjugés

Donnez au collaborateur autant que possible l’opportunité de raconter spontanément son histoire. Prenez le temps d’écouter attentivement : entre les lignes se cache souvent un problème plus profond.

Ne laissez pas transparaître d’éventuelles frustrations dans votre ton de voix, même si vous soupçonnez que le collaborateur s’est absenté inutilement. Lors du retour au travail également, veillez à témoigner de l’intérêt pour l’état de santé de votre collaborateur.

2. Recherchez ensemble les causes et les solutions

Posez les bonnes questions ouvertes. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas autorisé à vous renseigner sur la nature et la cause de la maladie en tant que telle. Adoptez dès lors une approche plus globale et sondez la perception des conditions de travail, de l’ambiance au travail, du contenu de la fonction, etc. Vous découvrirez peut-être ainsi des difficultés structurelles sur le lieu de travail, par exemple lorsque plusieurs personnes déclarent que la pression professionnelle est trop élevée.

Recherchez ensuite des solutions ensemble. Celles-ci peuvent être individuelles, par exemple une modification de l’ensemble des tâches, mais aussi collectives. En proposant des mesures à plusieurs collaborateurs, vous aidez peut-être également des collègues confrontés à des problèmes similaires, mais qui n’ont pas (encore) passé le cap de l’absentéisme. Ainsi, la rotation des tâches, les adaptations ergonomiques et les formations sont autant de mesures qui peuvent contribuer à prévenir l’absentéisme.

3. Convenez des accords précis

La valeur des entretiens d’absentéisme est tributaire de cette troisième règle d’or. Si vous ne convenez pas des accords ou si vous oubliez de les communiquer, vous risquez que l’entretien n’ait aucun effet sur le comportement ou sur la perception du collaborateur en question.

Cette règle est valable pour tous les types d’absentéisme. En cas de brève absence ponctuelle, vous devez surtout mettre en place des arrangements pratiques :

• qui reprend la gestion des affaires en cours ?
• quand le collaborateur reprendra-t-il le travail ?
• un entretien de suivi est-il éventuellement nécessaire ?

Informez également les collègues et le service du personnel des accords conclus.

En cas d’absentéisme plus long ou fréquent, intégrez les solutions trouvées dans un plan d’action précis. Prenez dans ce cadre des accords SMART, qui sont Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et délimités dans le Temps. Vérifiez également si le collaborateur comprend bien les accords afin d’éviter tout malentendu ultérieur.

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