Luisteren, adviseren, bemiddelen: vertrouwenspersonen over hun job
Een vertrouwenspersoon vormt het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die worstelen met stress, burn-out, depressie, pesterijen, conflicten, seksuele intimidatie … Hij/zij biedt een luisterend oor, adviseert en bemiddelt. Twee vertrouwenspersonen vertellen hoe zij dit aanpakken en ervaren.
Dankzij een verplichte training en jaarlijkse bijscholing is een vertrouwenspersoon perfect opgeleid om collega’s met een psychosociaal probleem op te vangen. Maar de praktijk blijft de beste leermeester. Daarom polsten we bij vertrouwenspersonen Boudewijn D’Hauwers (preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura) en Fabienne Sirlande (accountmanager bij Mensura) wat de ervaring hen bijbracht.
Over welke kwaliteiten moet een vertrouwenspersoon beschikken?
Boudewijn: “Als vertrouwenspersoon krijg je te maken met uiteenlopende psychosociale kwesties. Iemand die de rol op zich neemt, moet daarom vooral aandachtig en geduldig kunnen luisteren. Dat betekent onder meer dat je de juiste vragen stelt, emoties oppikt en als klankbord fungeert. Emotionele collega’s hebben vaak een chaotische gedachtegang. Hen help je door alles eens op een rijtje te zetten.”
Fabienne: “Zeker bij interne conflicten zijn we de contactpersoon bij uitstek. Maar partij kiezen bij een geschil is not done. Komt een collega bij mij aankloppen, dan stel ik me onpartijdig en onbevooroordeeld op. Ook empathie is belangrijk: toon begrip, ook al zou je zelf anders reageren. Het gaat over hoe die persoon de situatie beleeft.”
Hoe zorg je ervoor dat je als vertrouwenspersoon beschikbaar bent?
Fabienne: “Normaal gezien vermeldt het arbeidsreglement wie binnen een organisatie de vertrouwenspersoon is. Verder zijn het intranet of interne presentaties ideaal als reminder dat ze bij jou terechtkunnen. Persoonlijk zorg ik ervoor dat ik zo bereikbaar mogelijk ben, zowel op kantoor als op verplaatsing.”
Boudewijn: “Na een gesprek volg ik wie bij mij aanklopte, graag op. Tijdens die follow-up bespreken we mogelijke verdere stappen. Uiteindelijk beslissen zij wat er nadien al dan niet gebeurt.”
Wanneer verwijs je medewerkers beter door?
Fabienne: “Vóór ik beslis om door te verwijzen bij een mentaal probleem, bekijk ik eerst samen met de betrokkene wat hij zélf kan ondernemen. Stap twee is de rol van de vertrouwenspersoon: wil de persoon in kwestie dat ik tussenkom, dan kan dat. Bijvoorbeeld bij een conflict met een leidinggevende overleggen we dan wat het doel is van de tussenkomst en wat er wel of niet wordt gecommuniceerd.”
Boudewijn: “Blijkt het te gaan om een burn-out of depressie, dan verwijs je als vertrouwenspersoon beter door naar een therapeut. Ook bij financiële moeilijkheden of huiselijk geweld is externe hulp aangewezen. Laat vooral de betrokkene aangeven wat hij verkiest.”
Kan een leidinggevende ook psychosociale ondersteuning bieden?
Boudewijn: “Absoluut. Maar ook zij doen er goed aan om eerst hun skills aan te scherpen en een opleiding te volgen. Onze Eerste Hulp bij Mentale Problemen-training voor leidinggevenden leert hen via praktische cases de juiste vaardigheden om mentale problemen op de werkvloer tijdig te herkennen en er een gesprek over aan te gaan.
Is de leidinggevende echter de oorzaak van de vraag om hulp, dan bemoeilijkt dat de zaak. Dan is bemiddeling via een vertrouwenspersoon aangewezen.”
Heb je nog tips voor andere vertrouwenspersonen?
Fabienne: “Benadruk bij het begin van een gesprek dat je alles ook echt vertrouwelijk houdt. Ken je organisatie en bedrijfscultuur, en bouw een netwerk op om te kunnen doorverwijzen. En tot slot: ook al is het met de beste bedoelingen, onderneem niets zonder de toelating van de betrokkene.”
Een vertrouwenspersoon aanstellen? We helpen u graag
Als externe dienst kan Mensura uw kandidaat-vertrouwenspersonen screenen op hun geschiktheid en uw aangestelde vertrouwenspersonen ondersteunen in hun rol. Ook bieden we de verplichte basisopleiding en jaarlijkse supervisie aan om hun vaardigheden gericht bij te schaven.
Lees alle blogposts over ‘mentaal fit’.