Diriger à distance : à faire & à éviter

Hanno Van Eldik, conseiller en prévention pour les aspects psychosociaux chez Mensura : “Si vous voulez diriger votre équipe virtuellement, vous devez toujours garder deux choses à l’esprit. En ligne, de nombreux signaux vous échappent, comme le langage corporel. Parfois également, les communications subissent de forts retards. Ni les e-mails, ni même les messageries instantanées ne sont aussi efficaces qu’un appel vidéo, car vous n’entendez pas la voix de votre interlocuteur, vous ne voyez pas son langage corporel et vous devez attendre ses réponses.”

“En tant que manager, vous avez moins de contrôle. Vous n’avez pas d’autre choix que de laisser travailler vos collaborateurs de façon autonome. Vous devez donc pouvoir vous faire mutuellement confiance. C’est la base de votre relation, et vous devez travailler activement au maintien de ce lien de confiance. Si l’on doit mériter votre confiance, ça ne fonctionnera pas : vous devez la donner. Cela suppose de donner un feedback précis et constructif et d’être ouvert aux erreurs. Vous créerez ainsi un cercle vertueux, votre collaborateur sentira qu’il peut vous faire confiance et osera venir discuter avec vous d’éventuels problèmes.”

“Travailler en ligne est beaucoup plus fatigant et demande une concentration bien plus importante. Jouez sur la motivation. La meilleure motivation vient de nous mêmes, par exemple lorsque nous avons plaisir à faire quelque chose ou trouvons intéressant d’effectuer une certaine tâche. Une personne en mesure d’utiliser ses talents avec motivation contribuera au succès de l’équipe. Dites donc à vos collaborateurs ce qu’ils font bien. Ceci dissipera leurs doutes. Aidez les également à développer leur assertivité, car ce n’est pas aussi facile pour tout le monde. Ils viendront ainsi plus facilement vous voir en cas de problème.”

“Notre motivation dépend souvent de la mesure dans laquelle nous nous sentons compétents, de l’autonomie dont nous bénéficions et du lien qui nous lie à nos collègues et notre employeur. Le télétravail exige beaucoup d’autonomie, mais il vous revient, en tant que manager, d’encourager ces deux autres aspects. Vous pouvez par exemple stimuler les compétences en donnant régulièrement du feedback constructif, et renforcer le lien en faisant travailler vos collaborateurs ensemble sur certaines missions.”

“Vous devez être attentif aux signaux de stress. Un collaborateur qui ne se sent pas bien adoptera un comportement différent. Il fera plus d’erreurs, s’irritera plus facilement, s’isolera... Aussi, il est important que vous preniez contact dès que vous constatez de tels comportements. Assurez-vous que tout va bien. Agissez également de façon préventive et demandez à tous vos collaborateurs, au cours d’un appel personnel de temps en temps, s’ils éprouvent des difficultés.”

“Une personne a besoin de contacts sociaux physiques. Pour atténuer ce manque, rendez votre relation en ligne la moins abstraite possible. Évitez donc au maximum des e-mails. Encouragez de brèves vidéoconférences et des appels vidéo personnels. Mais attention ! Évitez les malentendus et assurez-vous que tout le monde a bien tout compris. Au besoin, résumez brièvement. Convenez de qui fait quoi. Laissez parler tout le monde. Planifiez des entretiens personnels avec les collaborateurs plus calmes et introvertis. Enfin, pendant vos vidéoconférences, faites une longue pause ou quelques courtes pauses courtes. On sous estime à quel point une vidéoconférence peut être fatigante.”

“Vos collaborateurs ont goûté aux avantages du télétravail : pas de temps perdu, pas de files, des réunions qui vont droit au but – maintenez-les. Identifiez les tâches qu’ils pourront effectuer chez eux ou au bureau. Trouvez le bon équilibre pour les personnes qui préfèrent le télétravail car elles subissent moins de stimuli externes et parviennent à mieux se concentrer. Laissez-les récolter les fruits de leur télétravail et incitez-les à établir des contacts sociaux afin d’éviter l’isolement. Planifiez par exemple des moments de contact physique, des événements sociaux et des missions communes. Mais ne forcez rien, cela aurait un effet contre-productif.”