Een gedragscode op het werk: afspraken voor een positieve werksfeer

Een gedragscode is:

• een interne overeenkomst over gedeelde waarden en normen binnen het bedrijf. Dat gaat dus verder dan een opsomming van ongewenst gedrag zoals pesten op het werk, of grensoverschrijdend gedrag als roken. Ook een waarde als klantvriendelijkheid kan er bijvoorbeeld deel van uitmaken.

• een positief instrument, bedoeld om een positieve werksfeer te creëren met ruimte voor onderling vertrouwen. Een gedragscode dient dus niet ter vervanging van het arbeidsreglement en kan ook geen basis vormen voor sancties.

• maatwerk, want hij bouwt voort op de cultuur die binnen een organisatie leeft. De code omschrijft de waarden die binnen een bedrijf belangrijk zijn, maar kan ook inspelen op bepaalde pijnpunten.

Met een gedragscode weten alle medewerkers duidelijk waar ze aan toe zijn en wat de verwachtingen zijn. Bij probleemgedrag biedt de code een objectieve basis om het conflict sereen op te lossen. Tijdens een coachinggesprek is het dan weer een positief instrument om bij te sturen. Voor nieuwe medewerkers is de gedragscode een nuttige bron van informatie over de gedeelde waarden en normen binnen een bedrijf.

Vaak is een gedragscode het gevolg van een risicoanalyse die een (mogelijk) probleem met grensoverschrijdend of ongewenst gedrag blootlegt. Een gedragscode lost het probleem niet op – daarvoor bestaan andere instrumenten – maar helpt het in de toekomst te voorkomen. Nog beter is natuurlijk om dergelijke situaties niet af te wachten, maar preventief een gedragscode op te stellen.

1. Betrek je medewerkers
   Een breed gedragen gedragscode stel je best samen met je medewerkers op. De preventieadviseur kan bijvoorbeeld een groepsgesprek organiseren met een delegatie van medewerkers. Hij poneert dan enkele stellingen die vervolgens in groep besproken worden. Vaak komen die stellingen voort uit een voorafgaand gesprek met de leidinggevende, waarbij de bedrijfscultuur en mogelijke pijnpunten zijn opgelijst.
    
2. Zorg ervoor dat de gedragscode vindbaar is
   Eens de gedragscode door alle partijen gevalideerd is, is het zaak om hem op een duidelijk zichtbare plaats te publiceren. Waar dat is, hangt af van de aard van je activiteiten. Voor arbeiders kan dat op een digitaal scherm of berichtenbord in de gang zijn. Voor beeldschermwerkers op een duidelijke plaats op het intranet.
    
3. Evalueer de gedragscode elk jaar
   Houd er ook rekening mee dat je bedrijf evolueert. Ideaal is om een jaarlijks evaluatiemoment te voorzien waarop je alle afspraken in de gedragscode in vraag stelt en ze indien nodig aanpast.
    
4. Maak afspraken over praktisch gebruik
   Hoe zorg je er ten slotte voor dat je medewerkers de gedragscode naleven? Ook hierover is het aangeraden om afspraken op te nemen in de gedragscode. Zo kan je expliciet vermelden dat medewerkers elkaar erop mogen aanspreken wanneer ze afspraken niet nakomen.

Met dank aan Heidi Henkens, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura.