De sleutel tot succesvolle organisatieveranderingen: “Betrek werknemers bij de overgang”

“Organisatieverandering is een breed begrip. Hybride werken als nieuwe norm, een CEO die de werking van de organisatie herstructureert, een leidinggevende die vervangen wordt of een fusie van twee bedrijven: het zijn slechts enkele voorbeelden van organisatieveranderingen. Zulke aanpassingen brengen altijd emoties met zich mee. Welke emoties dat zijn, hangt af van het individu. Voor je veranderingen doorvoert, moet je je als leidinggevende hiervan bewust te zijn.”

“Wanneer een verandering tot enige weerstand leidt, denken organisaties soms dat tijd alles wel zal oplossen. Maar gedragsverandering heeft meer dan tijd nodig. Ook de juiste ondersteuning is essentieel om iedereen opnieuw op één lijn te krijgen. Medewerkers op de hoogte brengen van de verandering is een goed startpunt. Maar dat mag niet het einde van de conversatie betekenen. Anders verlies je misschien medewerkers die niet achter de beslissing staan of collega’s die al twijfelden over de organisatie.”
 

“Verandering gaat vaak hand in hand met onzekerheid en stress. Werknemers zijn bijvoorbeeld niet meer zeker of zij hun job kunnen houden of weten niet welke impact de verandering heeft op hun functie. Dat leidt op zijn beurt tot aannames, die niet altijd stroken met de realiteit. Het is daarom belangrijk om stil te staan bij momenten waarop veel gebeurt aan een snel tempo.”

“Duidelijke communicatie is de ideale voedingsbodem om een positief verhaal te schrijven. Als organisatie is het dus essentieel om transparant te zijn over elke beslissing, zeker bij veranderingen. Wat zal er net veranderen? En wat houdt dat in voor elke werknemer? Wees eerlijk over mogelijke problemen, maar schets ook zowel de korte- als langetermijnvoordelen. Op die manier vermijd je dat medewerkers dat zelf gaan invullen op basis van aannames, wat het veranderingsproces alleen ten goede komt.”

“Zorg dat je het middelmanagement informeert over de beslissingen vóór je ze communiceert naar het gehele team. Organisatieveranderingen kunnen immers enkel vlot verlopen, wanneer het volledige management gealigneerd is. Daarnaast stem je het best hr-programma’s meteen af op de nieuwe werking of situatie. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe evaluatiesystemen of gewijzigde rollen en verantwoordelijkheden.

Ook is het belangrijk om je bewust te zijn van de psychosociale dynamiek. Eén keer communiceren over de veranderingen is vaak niet voldoende. Probeer werknemers te betrekken bij de overgang. Creëer bijvoorbeeld focusgroepen, zodat iedereen gehoord kan worden. En neem de bezorgdheden die tijdens de gesprekken aan bod komen mee. Zijn er bepaalde zaken die je toch niet kan doorvoeren? Wees dan ook hierover eerlijk. Daardoor bouw je een vertrouwenscultuur op.”
 

“Iedereen gaat op zijn eigen manier om met verandering. We baseren ons gedrag dan ook op assumpties, die subjectief en persoonlijk zijn. Daar is op zich niets mis mee. Maar we mogen ons niet laten misleiden door deze assumpties. Geef jezelf daarom eerst tijd om te kijken wat jij nodig hebt om optimaal te functioneren doorheen de verandering. En ga hierover constructief het gesprek aan met jouw leidinggevende. Benoem onzekerheden en verwachtingen, en stem met elkaar af hoe  aan verwachtingen kan worden voldaan.”