Leidinggeven vanop afstand: do’s-and-don'ts

Hanno Van Eldik, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura: “Wie zijn team virtueel wil sturen, moet twee dingen altijd in het achterhoofd houden. Online mist u heel veel signalen zoals lichaamstaal. En soms zit er ook veel vertraging op de lijn. Mailen en zelfs chatten is absoluut niet zo efficiënt als een videocall omdat u geen stem hoort of lichaamstaal ziet en moet wachten op antwoord.”

“Als leidinggevende hebt u minder controle. U kan niet anders dan uw medewerkers zelfstandig te laten werken. Daarvoor moet u elkaar kunnen vertrouwen. Het is de basis van uw relatie en aan die vertrouwensrelatie moet u actief werken. Iemand uw vertrouwen laten verdienen, werkt niet. U moet uw vertrouwen geven. Daarbij hoort goede en scherpe opbouwende feedback, en openstaan voor fouten. Zo bouwt u een positieve spiraal op, voelt uw medewerker dat hij u kan vertrouwen en durft hij bij u te komen om problemen te bespreken.”

“Online werken is veel vermoeiender en vergt veel meer concentratie. Speel in op motivatie. De beste motivatie komt uit onszelf, bijvoorbeeld omdat we plezier in iets hebben of het leuk vinden om een bepaalde opdracht uit te voeren. Iemand die gemotiveerd zijn talenten kan gebruiken, draagt bij tot het succes van uw team. Zeg daarom uw medewerkers wat ze goed doen. Dat neemt hun onzekerheid weg. En help hen om hun assertiviteit te ontwikkelen, want dat is niet voor iedereen makkelijk. Zo komen ze sneller naar u met problemen.”

“Onze motivatie komt ook voort uit hoe competent we ons voelen, hoeveel zelfstandigheid we krijgen en hoe we ons verbonden voelen met onze collega’s en werkgever. Telewerk vraagt veel zelfstandigheid, maar de andere twee moet u als leidinggevende aanmoedigen. Competentie stimuleert u bijvoorbeeld door regelmatig opbouwende feedback te geven. En verbondenheid door uw medewerkers te laten samenwerken aan opdrachten.”

“U moet alert zijn voor stress-signalen. Medewerkers die zich niet goed voelen, gedragen zich anders. Ze maken meer fouten, raken sneller geïrriteerd, zonderen zich af… Daarom is het belangrijk dat u meteen contact met hen opneemt als u dat ziet. Check of alles oké is. Pak dat ook preventief aan en vraag iedereen in een persoonlijke call af en toe of ze het ergens moeilijk mee hebben.”

“Een mens heeft nood aan fysieke sociale contacten. Het helpt als u uw onlinerelatie zo weinig mogelijk abstract maakt. Snij daarom zo veel mogelijk in mailverkeer. Moedig korte teammeetings en persoonlijke videocalls aan. Maar let op de valkuilen. Vermijd misverstanden en check of iedereen alles heeft begrepen. Vat desnoods elk punt kort samen. Spreek af wie wat doet. Laat iedereen aan het woord. Plan persoonlijke gesprekken in met stille, introverte medewerkers. En neem tijdens een videomeeting een lange pauze of enkele korte pauzes. Iedereen onderschat nog altijd hoe vermoeiend een videocall is.”

“Uw medewerkers hebben de voordelen van thuiswerk ervaren. Geen tijdverlies, geen files, to-the-point vergaderingen: behoud dat. En breng in kaart welke opdrachten ze thuis kunnen doen en aan welke ze op het bedrijf moeten werken. Voor mensen die liever thuiswerken omdat ze daar minder prikkels ervaren en zich beter kunnen concentreren, moet u het juiste evenwicht vinden. Laat hen de vruchten van hun thuiswerk plukken. En stimuleer hen om sociale contacten te leggen zodat ze niet vereenzamen. Plan bijvoorbeeld fysieke contactmomenten, sociale events en gezamenlijke opdrachten in. Maar dring dat wel niet op, dat werkt averechts.”