Lawaai op kantoor verminderen: zo brengt u de stilte terug

Toen individuele bureaus in de jaren 50 plaatsmaakten voor het open kantoor, was het enthousiasme groot: meer communicatie, dynamiek en creativiteit. Maar ook het aantal decibels scheert sindsdien hoge toppen.

Dat lawaai zet een rem op de productiviteit van medewerkers. “Maar werkgevers onderschatten nog te vaak de negatieve impact van geluid op de werkvloer”, vertelt Gerrit Pollentier, preventieadviseur ergonomie bij Mensura. “Onderzoek toont nochtans aan dat stress en afleiding 30% lager liggen in een akoestisch kwalitatief kantoor.”

Als werkgever hebt u er alle belang bij om geluidsoverlast tot een minimum te beperken. Maar hoe pakt u dat aan? Gerrit: “Een eerste stap is lawaai in kaart brengen met een risicoanalyse. Via metingen stelt een preventieadviseur het geluidsniveau objectief vast, en dat op verschillende momenten. Bij beeldschermwerk kunnen werkkrachten zich het best concentreren bij een geluidsniveau tot 45 decibel. Vanaf 55 decibel, vergelijkbaar met een pruttelend koffieapparaat, is geluid storend.”

Een grondige risicoanalyse gaat verder dan objectieve metingen. Gerrit: “Ook de input van medewerkers is essentieel. Geluid is namelijk pas nefast wanneer het werkkrachten afleidt. Via structurele bevragingen geven zij feedback op het lawaai op kantoor. Enkel door die subjectieve respons te koppelen aan de objectieve meetresultaten, krijgt de preventieadviseur een helder beeld van de lawaaihinder op de werkvloer.”

Gaat het er volgens de risicoanalyse te luid aan toe, dan kunt u op vier vlakken ingrijpen: het gebouw, de inrichting, de indeling en het gedrag van medewerkers.

1. Is het gebouw voldoende geïsoleerd tegen omgevingslawaai? Ook het ventilatiesysteem kan geluidsoverlast veroorzaken. Zorg daarom voor een correcte positionering van luchtroosters en trillingsdempers.
    
2. Daarnaast beperkt de juiste kantoorinrichting lawaai tot een minimum. Er bestaan tal van geluiddempende materialen, meubels en vloerbekleding. Ook planten temperen het aantal decibels op de werkvloer.
    
3. Bijkomend vormt de indeling van een kantoor een essentiële succesfactor. Die is bij voorkeur ‘activity based’, waarbij er aparte ruimtes zijn voorzien voor verschillende activiteiten: overleggen, concentreren, kopiëren, presenteren … Medewerkers met een verschillend takenpakket zitten beter verder uit elkaar.
   
   Voor taken die veel concentratie vragen, moeten medewerkers zich kunnen afzonderen in een stille ruimte of concentratiewerkplek. Zijn aparte lokalen geen optie, dan kunnen werknemers ook een virtuele cocon creëren. Denk aan hoofdtelefoons of pictogrammen die aantonen of iemand al dan niet tijd heeft voor een korte babbel of overleg.
    
4. Een akoestische etiquette legt de spelregels rond lawaai duidelijk vast. Goede afspraken maken immers stille collega’s. Voor (lange) telefoongesprekken bijvoorbeeld gebruiken werknemers een aparte telefooncel. Door afspraken te maken en duidelijk te communiceren, voorkomt u hinder en daalt de kans op conflicten. Uiteraard moet u rekening houden met de aanwezige (IT-)infrastructuur. Aparte telefooncellen hebben bijvoorbeeld weinig zin als werknemers niet over mobiele telefoontoestellen beschikken.

Lawaai aan banden leggen kan op veel manieren. Gerrit: “Toch is er één vuistregel: maatwerk is essentieel. Geluidshinder terugdringen lukt namelijk alleen wanneer de maatregelen nauwkeurig afgestemd zijn op de wensen van de medewerkers, het type van activiteiten … Een kantoor ‘geluidsproof’ maken start dus met een uitgekiend denkproces.”