Hoe komt u tot een optimale flexwerkplek?

Plant u een (her)inrichting van uw kantoor? Betrek er dan meteen alle relevante specialisten bij. Behalve architecten zijn dat ook facility managers, ergonomen, industrieel hygiënisten en eventueel andere betrokken actoren. Zo komt u al van in de ontwerpfase tot een kantoorconcept dat rekening houdt met de noden van uw medewerkers en de specifieke situatie van uw bedrijf. Breng tijdens de opstartvergaderingen zeker volgende aandachtspunten ter sprake.

Teveel lawaai op de werkvloer vormt een ernstige bedreiging voor de productiviteit, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. We worden er ongemakkelijk van en ervaren meer stress, wat op termijn kan leiden tot absenteïsme.

Zorg dus voor een goede akoestiek in uw kantoor en voorzie de mogelijkheid om in gesloten ruimtes te werken. Zo kunnen uw medewerkers geconcentreerd doorwerken wanneer ze daar nood aan hebben.

Even belangrijk voor het mentale en fysieke welzijn van uw medewerkers zijn een aangename binnentemperatuur, en voldoende verluchting en verlichting van de werkplek.

Een nadeel van open kantoren is het gebrek aan privacy. Doordat iedereen kan meeluisteren met (telefoon)gesprekken, voelen medewerkers zich soms geremd om in gesprek te gaan. Ook dit kan opgelost worden door enkele gesloten (vergader)ruimtes te voorzien: ze stimuleren de informele contacten en nodigen uw medewerkers uit om discussies ten gronde te voeren. 

Hoge werkdruk en continue bereikbaarheid zorgen voor extra behoefte aan ontspanning. Investeren in een ruimte waar dat mogelijk is, is dan ook geen overbodige luxe. Voorzie bijvoorbeeld een rustplek om even op adem te komen of een babbeltje te slaan. Sommige bedrijven kiezen er zelfs voor om een pingpongtafel, voetbal- of basketbalgoal te installeren waar hun medewerkers zich even kunnen uitleven. Een uitnodigende ruimte waar collega’s samen kunnen eten, is zeker ook een must. Het is in elk geval beter dan achter het bureau eten.

Afhankelijk van de aard van het werk, kunt u het juiste ergonomisch bureaumateriaal voorzien, zoals tafels die elektrisch in hoogte verstelbaar zijn voor zittend tot staand werken. De noodzaak van gemakkelijke instelbaarheid is nog groter in flexsituaties omdat we vaak aan andere bureaus zitten. Dat minder zitten gezond voor u is, weet u naderhand, maar ook te veel staan is niet ideaal. Veel afwisselen is dus de boodschap.

Lees ook deze blog: 10 gouden tips om zitkwalen te vermijden.