Communicatie voor een geslaagde re-integratie: zo pakt u het aan

Een open lijn met uw zieke medewerker: het is regel nummer één voor een positieve aanpak van verzuim. Die is warm en zakelijk tegelijk, maar in de juiste balans. Want een vinger aan de pols is uw beste garantie op betrokkenheid en – indien nodig – een succesvolle re-integratie.

Proactief contact onderhouden met langdurig afwezige medewerkers verlaagt het risico op fade-out – waarbij een zieke werknemer geleidelijk uit beeld verdwijnt en niet meer terugkeert.  En een open communicatie vergroot ook de kans op een succesvolle re-integratie.

Bovendien zijn de gesprekken die u voert, goud waard: u krijgt inzicht in mogelijke verzuimtriggers in uw bedrijf en hoe die te vermijden. Op voorwaarde dat u de juiste vragen stelt op deze 4 momenten.

1. Bij het begin van de afwezigheid
Doorgaans bepaalt het arbeidsreglement hoe en wanneer een werknemer zich ziek meldt. Op dat moment is hij niet verplicht om te zeggen wat er precies scheelt. Wel kunt u polsen naar de verwachte duur van afwezigheid; u moet het werk immers kunnen organiseren. Vraag daarnaast of de afwezigheid te maken heeft met het werk en of u iets voor de werknemer kunt doen.

Tips

• Ontzorg de medewerker en stem af in welke mate hij contact wil houden tijdens zijn afwezigheid.
• Bepaal in onderling overleg welke informatie u aan de collega’s op de werkvloer geeft.
   

2. Tijdens de verzuimperiode
Contact houden met langdurig zieke medewerkers zorgt ervoor dat zij een lagere drempel ervaren om terug te keren naar de werkvloer. Er zijn verschillende vormen van contact mogelijk, maar vooral huisbezoek van hun leidinggevende en/of collega’s of telefonisch contact blijken effectief te zijn. Toon belangstelling en vraag wat de medewerker wil weten over het werk.

Tips

• Vermijd dat het contact langdurig stilvalt. Blijf contact houden.
• Stuur samen met de directe collega’s een kaartje waarmee u beterschap wenst.
• Informatie die in vertrouwen wordt gedeeld, blijft tussen de gesprekspartners.
   

3. Bij de terugkeer naar de werkvloer
Neem als leidinggevende kort na de terugkeer – of beter nog: er net voor – de tijd om samen te zitten met de terugkerende medewerker. Zo voelt hij zich gewaardeerd en sneller op zijn gemak, en is hij op hoogte van eventuele veranderingen op het werk. Vraag ook hoe u de medewerker in kwestie kan helpen opnieuw zijn draai te vinden. Stel indien nodig een aangepast traject voor.

Tips

• Vergeet ook niet de directe collega’s op de hoogte te brengen van de terugkeer van de medewerker – en betrek hen bij de verwelkoming.
   

4. Na de terugkeer naar de werkvloer
De kans is reëel dat de terugkerende werknemer tijd nodig heeft om op zijn plooi te komen. Organiseer daarom tijdens de periode na de terugkeer regelmatig een follow-upgesprek, eventueel onder de vorm van coaching. Dat kan met de leidinggevende, maar ook met een meter of peter.

Onderstaande infografiek bundelt de essentiële info om de communicatielijnen open te open. Download de infografiek hier.