Zodra je een medewerker in dienst hebt, moet je een jaarverslag van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk opmaken. Die taak neemt de interne preventieadviseur op zich. Telt je organisatie minder dan 20 werknemers? Dan voer je als werkgever de functie van preventieadviseur zelf uit, en ben je dus verantwoordelijk voor het jaarverslag.  

De uiterste datum om het jaarverslag klaar te hebben is 31 maart 2024. Daarna hou je het ter beschikking voor de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Ter info: een wettelijke bewaartermijn is er niet. Vaak wordt 10 jaar geadviseerd, tenzij anders bepaald in het huishoudelijk reglement van het Comité.

We lijsten hieronder op welke documenten je nodig hebt en welke stappen je moet doorlopen.
 

Praktische tips voor de preventieadviseur:

• Start tijdig met informatie op te vragen en te verzamelen.
• Hou het jaarverslag ter beschikking bij eventueel bezoek van de FOD WASO.
• Voeg het document als bijlage bij het eerstvolgende Comitéverslag.
• Geef toelichting bij het document bij overleg met de hiërarchische lijn of werknemers.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Deze documenten heb je het best bij de hand vóór je begint:

1. Verslagen van het Comité Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW)
2. Jaaractieplan en globaal preventieplan (vijfjarenplan)
3. Asbestinventaris, indien van toepassing (als bijlage bij het jaarverslag)
   
   Via de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB):
4. Activiteitenverslag 2023
   Opgelet: dit verslag heeft enkel betrekking op de interventies waarbij je externe preventiedienst optrad. Heb je vragen over het activiteitenverslag? Raadpleeg de FAQ of neem contact op met je dossierbeheerder/SDC.
    
5. Verslag(en) van de periodieke bedrijfsbezoeken uitgevoerd door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming
   Klant bij Mensura? Dan kun je deze documenten downloaden via onze klantenzone MyMensura.
   
   Via de arbeidsongevallenverzekeraar:
6. Schadestatistiek 2023
   
   Via het sociaal secretariaat en/of uitzendbureau:
7. Sociale balans met het correcte aantal gewerkte uren (dus ook van uitzendkrachten)
   
   Via de externe dienst voor technische controles:
8. Controledocumenten van de erkende controleorganisaties van laag- en hoogspanning, liften, heftoestellen …

De overheid stelt elk jaar een invuldocument op. Er zijn drie varianten, afhankelijk van de structuur van je organisatie (gemeenschappelijke IDPBW, meerdere vestigingen, meerdere juridische entiteiten…).

Om je te helpen de juiste keuze te maken uit formulieren A, B of C, is er een verklarende nota. Die bevat ook praktische richtlijnen om het document correct in te vullen.

Download de verklarende nota, de leidraad om het formulier in te vullen.

Download het formulier dat je nodig hebt (de documenten zijn elektronisch invulbaar):

• formulier A
• formulier B
• formulier C

Bekijk onze extra praktische tips om het jaarverslag IDPBW in te vullen >
 

Heb je alle documenten voor het jaarverslag Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk klaar? Let ter controle op volgende zaken.

• Ondertekening van het jaarverslag
  Het jaarverslag moet ondertekend zijn door de werkgever en door het hoofd van de interne preventiedienst.
   
• Hou het jaarverslag vanaf 1 april ter beschikking voor een eventueel inspectiebezoek
  Voortaan hoef je het jaarverslag met alle bijkomende documenten dus niet meer door te sturen naar jouw regionale directie Toezicht op het Welzijn op het Werk.

Regelgeving:

• Aanpak: Codex, boek I, titel 2
• Opstellen: Codex, boek II, titel 1, art.II.1-6, § 1,2°, b
• Inhoud: Codex, boek II, titel 1, bijlage II.1-3
   

Onze preventieadviseurs staan je graag te woord. Zij zorgen ervoor dat alles correct en tijdig wordt opgesteld.

Wens je een offerte voor de assistentie van je interne preventieadviseur? Of heb je nog vragen? Neem contact op met onze dienst in jouw regio:

Antwerpen: 03 201 55 29 - antwerpen@mensura.be
West-Vlaanderen: 050 33 98 07 - brugge@mensura.be
Brussel: 02 549 70 85 - brussel@mensura.be
Oost-Vlaanderen: 09 244 54 42 - gent@mensura.be
Gosselies: 071 73 34 10 - gosselies@mensura.be
Limburg: 011 30 27 62 - limburg@mensura.be
Moeskroen: 056 48 38 70 - mouscron@mensura.be
Libramont: 061 27 57 57 - wallonie@mensura.be