Sinds de coronapandemie is telewerk behoorlijk ingeburgerd. De meeste (grote) bedrijven hebben telewerk opgenomen in hun arbeidsovereenkomsten, inclusief een uitgebreid beleid. Maar wat ben je volgens de wetgeving verplicht? Moet je een tweede scherm voorzien? Wat met een ergonomische stoel? Of een vergoeding?

In deze Q&A beantwoorden we de meest voorkomende vragen, zodat ook jij weet wat je moet voorzien voor je telewerkende werknemers. 

Bij telewerk werkt de werknemer op een andere locatie dan de hoofdlocatie van het bedrijf. Dat is niet automatisch in de woonst, maar kan wel zo bepaald worden in de overeenkomst. Officieel spreken we van ‘telewerk’.

Telewerk kan occasioneel of structureel gebeuren. In dat laatste geval is een schriftelijke overeenkomst nodig tussen werkgever en werknemer.

Telewerk heeft ook een vrijwillig karakter, zowel van werkgever als werknemer uit. Het is dus geen wettelijk recht, noch kan je het verplichten. Maar als je voor telewerk kiest, moet je wel aan enkele wettelijke bepalingen voldoen.

De basis van deze bepalingen zijn te vinden in CAO 85 (structureel telewerk) en op FOD WASO.

Je las het hierboven al: ja. Als het over structureel telewerk gaat, moet er per werknemer een schriftelijke overeenkomst opgesteld worden. Dat kan ook een addendum zijn bij een bestaande arbeidsovereenkomst.

In de overeenkomst moeten enkele zaken staan:

• De frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop telewerk wordt verricht, alsook eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de organisatie.
• Wanneer de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen.
• Wanneer de telewerker beroep kan doen op technische ondersteuning.
• Welke kosten de werkgever vergoedt of betaalt en de details ervan.
• Duur van het telewerk.
• Hoe een mogelijke opzegging van telewerk gebeurt.
• De plaats(en) waar de telewerker zijn werk zal verrichten.

Ja, omdat de telewerker net als een andere werknemer ook onder de welzijnswet valt. Alleen zijn de omgevingsfactoren van de telewerkpost per situatie verschillend. Vaak is dat de privéwoning, waar je als werkgever geen directe controle op hebt. De werknemer werkt echter wel onder je gezag dus indirect heb je als werkgever wel een verantwoordelijkheid op dit vlak.

Alle werkzitplaatsen en beeldschermwerkposten moeten beantwoorden aan de comfort- en gezondheidseisen. Daar moet minstens elke 5 jaar ook een risicoanalyse op worden uitgevoerd, en op basis daarvan moeten passende preventiemaatregelen worden genomen. Dat wordt aan iedereen gecommuniceerd, ook aan de telewerker.

Je zou als werkgever ook een risicoanalyse moeten doen van alle thuiswerkposten, maar ter plekke gaan bij alle telewerkers is niet altijd mogelijk.
Je kan dan algemene aanbevelingen en bepalingen opnemen in zowel de risicoanalyse als het telewerkbeleid binnen de organisatie.

Als werkgever informeer je de telewerker van dat beleid en de preventiemaatregelen daarrond. Geef daarbij extra aandacht aan vb. schermpositionering, werkhouding, voldoende rustpauzes, genoeg beweging,...
Zo kunnen ze met jouw steun ook thuis op een gezonde en veilige manier werken. De telewerker moet op zijn beurt gevolg geven aan deze instructies.

De bevoegde interne preventiediensten van de werkgever kunnen toegang hebben tot de werkplek van de telewerker. Zij kunnen nagaan of de geldende regelingen inzake veiligheid en gezondheid op correcte wijze worden toegepast door de telewerker. Zo’n bezoek moet op voorhand onderling afgesproken worden, maar is niet verplicht. De werknemer kan een bezoek ook zelf aanvragen.

De werkgever is verplicht de nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van het werk. Onder de welzijnswet valt daar ook onder dat je moet zorgen dat het werk aangepast is aan de mens; dat geldt ook voor de inrichting van de werkpost en de keuze van de werkuitrusting. Ook moet de werkgever behoorlijke faciliteiten beschikbaar stellen rond technische ondersteuning. Deze principes gelden ook voor werknemers die telewerk verrichten.

Let op: De welzijnswetgeving vermeldt niet uitdrukkelijk dat de werkgever fysiek apparatuur (beeldscherm, toetsenbord, bureaustoel, ... voor de werkpost van de telewerker moet aankopen. Hij moet het voorzien. Er is misschien bv. materiaal dat op het hoofdkantoor staat, waar de telewerker gebruik van kan maken.

Een telewerker mag ook zijn eigen apparatuur gebruiken. Je kan als werkgever dan een vergoeding afspreken voor het gebruik van het eigen materiaal van de werknemer:

• de werknemer beschikt over een tweede scherm, toetsenbord,…:
  de werkgever kan een vergoeding betalen voor het eigen gebruik van dit materiaal (dat moet voldoen conform cao nr. 85),
• de werknemer beschikt over een eigen ergonomische bureaustoel: vergoeding door werkgever kan, maar is niet verplicht.
• Kosten rond installatie van informaticaprogramma's en de werking ervan zijn altijd voor rekening van de werkgever.

Alle kosten voor de werkgever worden voor de aanvang van het telewerk berekend op basis van de telewerk-prestaties van telewerk of een overeengekomen verdeelsleutel.
 

In de welzijnswetgeving zijn enkele minimumvereisten gedefinieerd rond beeldschermen, toetsenborden, meubilair en omgevingsfactoren. Bv. een toetsenbord moet hellend kunnen worden geplaatst en mag geen geheel vormen met het beeldscherm, en het beeldscherm moet vrij en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar zijn. Er staat echter niet in dat een tweede scherm of extra toetsenbord automatisch verplicht is. Maar het kan eventueel wel noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk zelf. Dat wordt bepaald in de risicoanalyse.

Zoals hierboven vermeld in deze Q&A, mag een werknemer ook eigen apparatuur voorzien. Ook dat moet aan de minimumvereisten voldoen, alsook aan de bepalingen in het telewerkbeleid en risicoanalyse van de werkgever.

De minimumvoorschriften gedefinieerd in de wetgeving inzake beeldschermen voor een werkstoel zijn dat:

• die stabiel moet zijn
• die de gebruiker bewegingsvrijheid moet geven en hem een comfortabele werkhouding moet verschaffen.
• de zitting in hoogte verstelbaar moet zijn.
• de hoogte en hellingshoek van de rugleuning verstelbaar moet zijn.
   

De werkgever moet hierin voorzien, tenzij de werknemer aangeeft dat hij daar zelf in voorziet. In beide gevallen moet de werkstoel voldoen aan deze voorschriften, en moeten die ook zo gecommuniceerd worden aan de werknemer.

De toepassing van deze principes op de thuiswerksituatie van de telewerker is echter niet evident. De werkgever moet aan de hand van de risicoanalyse nagaan of de werkpost van de werknemer thuis voldoet aan de minimumeisen, toch verplicht de wetgeving inzake beeldschermen (of andere cao’s) niet uitdrukkelijk om een ergonomische bureaustoel voor de werkpost van de telewerker thuis aan te kopen. (dat is ook niet het geval in de reeds vermelde cao’s). Vaak zal in de praktijk de werkgever financieel tussenkomen via een forfaitaire bijdrage of aankoopkorting of bv. oud kantoormeubilair (ergonomische stoel en tafel) ter beschikking stellen.