Le télétravail est devenu monnaie courante depuis la pandémie de coronavirus. La plupart des (grandes) entreprises l’ont inclus dans leurs contrats de travail et prévu une politique détaillée sur le sujet. Mais quelles sont les obligations prévues par la législation ? Devez-vous fournir un second écran ? Ou une chaise ergonomique ? Ou une indemnité ?

Dans ces Q&A, nous répondons aux questions les plus courantes afin que vous sachiez vous aussi ce que vous devez prévoir pour vos travailleurs en télétravail.

Le télétravail signifie que le travailleur travaille dans un lieu autre que le site principal de l’entreprise. Il ne s’agit pas nécessairement de son domicile, mais cela peut être stipulé dans le contrat. On parle officiellement de « télétravail ».

Le télétravail peut être occasionnel ou structurel. Dans ce dernier cas, un contrat écrit est nécessaire entre l’employeur et le travailleur.

Le télétravail présente également un caractère volontaire, tant du côté de l’employeur que du travailleur. Il ne s’agit donc pas d’un droit légal, pas plus qu’il n’est possible de l’imposer. Mais si vous optez pour le télétravail, vous devez respecter certaines dispositions légales.

La base de ces dispositions est reprise dans la CCT 85 (télétravail structurel) et sur le site du SPF ETCS.

Oui, comme vous l’avez déjà lu plus haut. Dans le cas du télétravail structurel, un contrat écrit doit être établi pour chaque travailleur. Il peut également s’agir d’un avenant à un contrat de travail existant.

Le contrat doit mentionner différents éléments comme :

• La fréquence du télétravail et éventuellement les jours de télétravail, ainsi que les jours et/ou les heures de présence dans l’organisation ;
• Quand le télétravailleur doit-il être joignable et par quels moyens ;
• Quand le télétravailleur peut-il demander une assistance technique ;
• Les coûts remboursés ou payés par l’employeur et leurs détails ;
• La durée du télétravail ;
• Comment se déroule une éventuelle résiliation du télétravail ;
• Le(s) lieu(x) où le télétravailleur effectuera son travail.

Oui, car le télétravailleur, comme tout travailleur, est aussi couvert par la Loi sur le bien-être. Cependant, les facteurs environnementaux du poste de télétravail sont différents pour chaque situation. Il s’agit souvent du domicile privé, sur lequel vous n’avez pas de contrôle direct en tant qu’employeur. Mais le travailleur travaille sous votre autorité, ce qui veut dire que vous avez, en tant qu’employeur, une responsabilité indirecte dans ce domaine.

Tous les sièges de travail et les postes de travail avec écran doivent répondre aux exigences de confort et de santé. Une analyse des risques doit également être effectuée au moins tous les cinq ans et des mesures préventives appropriées doivent être mises en place sur cette base. Cela doit être communiqué à tout le monde, y compris au télétravailleur.

En tant qu’employeur, vous devez également procéder à une évaluation des risques pour tous les télétravailleurs, mais il n’est pas toujours possible de se rendre sur place pour rencontrer tous les télétravailleurs. Vous pouvez alors inclure des recommandations et des dispositions générales à la fois dans l’analyse des risques et dans la politique de télétravail au sein de l’organisation.

En tant qu’employeur, vous informez le télétravailleur de cette politique et des mesures de prévention qui l’accompagnent. Accordez une attention particulière au positionnement de l’écran, à la posture de travail, au nombre de pauses, à un exercice physique suffisant... Le télétravailleur pourra ainsi, avec votre aide, travailler de manière saine et sûre à la maison. Le télétravail doit de son côté respecter ces instructions.

Les services de prévention internes compétents de l’employeur peuvent avoir accès au lieu de travail du télétravailleur. Ils peuvent s’assurer que les règles en vigueur en matière de santé et de sécurité sont correctement appliquées par le télétravailleur. Cette visite doit être convenue d’un commun accord à l’avance, mais n’est pas obligatoire. Le travailleur peut également demander lui-même une visite.

L’employeur est tenu de mettre à disposition l’aide, les moyens et les matériels nécessaires à l’exécution du travail. La loi sur le bien-être stipule notamment que vous devez veiller à ce que le travail soit adapté à la personne ; cela vaut également pour l’aménagement du poste de travail et le choix de l’équipement de travail. L’employeur doit également mettre à disposition des infrastructures adéquates en matière d’assistance technique. Ces principes s’appliquent également aux travailleurs qui télétravaillent.

Attention : La loi sur le bien-être ne stipule pas explicitement que l’employeur doit acheter physiquement l’équipement (écran, clavier, chaise de bureau...) nécessaire pour le poste de travail du télétravailleur. Elle dit qu’il doit le fournir. Ainsi, il peut y avoir au siège du matériel que le télétravailleur pourrait utiliser.

Un télétravailleur peut également utiliser son propre équipement. En tant qu’employeur, vous pouvez alors convenir d’une redevance pour l’utilisation de l’équipement propre du travailleur :

• le travailleur dispose d’un deuxième écran, d’un clavier, etc. : l’employeur peut payer une redevance pour l’utilisation de ces équipements par le travailleur lui-même (qui doit être conforme à la CCT n° 85),
• le travailleur dispose de sa propre chaise de bureau ergonomique : une indemnité par l’employeur est possible, mais pas obligatoire.
• Les coûts liés à l’installation de programmes informatiques et à leur fonctionnement sont toujours à la charge de l’employeur.

Tous les coûts pour l’employeur seront calculés avant le début du télétravail sur la base des prestations de télétravail ou d’une clé de répartition convenue.
 

La législation sur le bien-être définit certaines exigences minimales concernant les écrans, les claviers, le mobilier et les facteurs environnementaux.Par exemple, le clavier doit être inclinable et ne pas former un tout avec l’écran, et celui-ci doit être librement et facilement réglable et inclinable. Toutefois, la loi ne stipule pas qu’un deuxième écran ou un clavier supplémentaire est automatiquement obligatoire. Mais il peut éventuellement être nécessaire pour la réalisation du travail lui-même. Cela est déterminé dans l’analyse des risques.

Comme mentionné plus haut dans ce Q&R, un travailleur peut également fournir son propre équipement. Celui-ci doit également satisfaire aux exigences minimales, ainsi qu’aux dispositions de la politique de télétravail et de l’analyse des risques de l’employeur.

Les exigences minimales définies dans la législation sur les ecrans pour une chaise de travail sont les suivantes :

• doit être stable ;
• doit permettre à l’utilisateur d’être libre de ses mouvements et lui offrir une position de travail confortable ;
• doit avoir une assise réglable en hauteur ;
• doit avoir un dossier réglable en hauteur et en inclinaison.

L’employeur doit y veiller, sauf si le travailleur indique qu’il s’en charge lui-même. Dans les deux cas, la chaise de travail doit être conforme à ces prescriptions, lesquelles doivent être communiquées au travailleur.

L’application de ces principes à la situation de télétravail n’est cependant pas simple. En partant de l’évaluation des risques, l’employeur doit s’assurer que le poste de télétravail du travailleur répond aux exigences minimum, mais la législation sur les ecrans (ou d’autres CCT) n’exige pas explicitement l’achat d’une chaise de bureau ergonomique pour le poste de travail du télétravailleur (ce qui n’est pas non plus le cas pour les CCT déjà mentionnées). Dans la pratique, l’employeur intervient souvent financièrement par le biais d’une contribution forfaitaire ou d’une remise à l’achat ou, par exemple, en mettant à disposition du mobilier de bureau ancien (chaise et table ergonomiques).