Pestgedrag, conflicten, stress door werkdruk of een onduidelijk takenpakket, issues in de privécontext … Ze kunnen zwaar wegen op werknemers en bijgevolg op je organisatie. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel om dergelijke problemen aan te kaarten en op te lossen. Maar wie mag die rol vervullen?

In het kort

Een toegankelijk persoon met een flinke dosis empathie is de geknipte vertrouwenspersoon. Let wel: hij of zij mag niet tot het leidinggevend personeel behoren – als werkgever ben je dus ook uitgesloten. Vallen verder uit de boot: de arbeidsarts, vakbondsafgevaardigden en wie een zitje heeft in de ondernemingsraad of het comité (CPBW). Een vertrouwenspersoon is een neutraal aanspreekpunt bij psychosociale problemen en heeft geheimhoudingsplicht.

Een interne vertrouwenspersoon aanstellen, is sinds 1 december 2023 verplicht voor organisaties met meer dan 50 werknemers. Maar ook in kleinere organisaties is de rol goud waard voor het psychosociale welzijn op de werkvloer. Zit een collega met een probleem dat weegt op zijn of haar functioneren? Dan is de vertrouwenspersoon immers een neutraal aanspreekpunt.

Voor een vertrouwelijk gesprek in de eerste plaats, maar ook voor advies, bemiddeling of een eventuele doorverwijzing. Met een vertrouwenspersoon komen problemen doorgaans sneller aan het licht, voor ze de kans hebben om te escaleren.
 

De vertrouwenspersoon moet een neutrale positie kunnen innemen, zowel tegenover de andere werknemers als tegenover jou als werkgever. Daarom mag een medewerker geen vertrouwenspersoon zijn wanneer hij of zij …

• … tot het leidinggevend personeel behoort (met uitzondering van aangewezen vertrouwenspersonen vóór 1/9/2014).
• … arbeidsarts is.
• … deel uitmaakt van de vakbondsafvaardiging – lidmaatschap van een vakbond is geen probleem.
• … werkgevers- of werknemersafgevaardigde is in de ondernemingsraad of het comité (CPBW).
• … kandidaat is voor de sociale verkiezingen.

Vaste taken heeft een vertrouwenspersoon niet. Als laagdrempelig aanspreekpunt biedt hij of zij in de eerste plaats een luisterend oor voor de collega die hem of haar een probleem toevertrouwt. Zo’n gesprek onder vier ogen doet op zich vaak al wonderen. Verder mag de vertrouwenspersoon ook advies geven en eventueel bemiddelen of doorverwijzen om tot een oplossing te komen.

Door zijn of haar specifieke rol heeft de vertrouwenspersoon een goed overzicht op het soort problemen die opduiken op de werkvloer. De rapportering daarvan aan de preventieadviseur psychosociaal welzijn biedt dan ook waardevolle input voor het welzijnsbeleid.

De vertrouwenspersoon krijgt met heel uiteenlopende problemen te maken – en moet daar gepast op reageren. Een basisopleiding is dan ook verplicht om de betrokken medewerker(s) professioneel op te vangen.